O Segredo: O Método dos 4 D's para Zerar a Caixa.
D1: Deletar (Ou Arquivar). 80% dos e-mails não exigem ação. Leia o assunto e, se não for útil, Delete ou Arquive imediatamente. Tire da vista.
D2: Delegar. A tarefa é para você? Se não, encaminhe para a pessoa certa agora mesmo e arquive o original.
D3: Do (Fazer - Regra dos 2 Minutos). Se a resposta leva menos de 2 minutos, responda agora. Não deixe para depois, pois o custo de reabrir o e-mail é maior.
D4: Defer (Adiar/Agendar). É uma tarefa longa? Tire da caixa de entrada. Coloque na sua lista de tarefas ou agenda para fazer depois e mova o e-mail para uma pasta "A Fazer".
A regra de ouro: Toque no e-mail apenas uma vez. Decida e mova.
Sua caixa de entrada é para chegar, não para morar!